Evidencija radnog vremena: što propisuje Pravilnik NN 55/2024

Pravilnik se primjenjuje od 1. listopada 2024. i zamijenio je raniji Pravilnik iz 2017. (NN 73/17), čl. 24. i 25. Evidencija koju poslodavac mora voditi ima tri dijela (čl. 2. st. 1.):

1. evidencija o radnicima koji rade na temelju ugovora o radu,
2. evidencija o osobama koje za poslodavca rade na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa, na primjer o studentima koji rade preko ovlaštenog posrednika,
3. evidencija o radnom vremenu radnika.

Vodi se pisano, na papiru ili elektronički (čl. 2. st. 2.). Evidenciju o radnom vremenu poslodavac može iskazati na vlastitom obrascu (čl. 13. st. 9.). Ovaj vodič govori o trećem dijelu i o evidenciji rada studenata.

Ako počinjete s Excelom, preuzmite besplatan predložak šihterice.

Za svakog radnika i svaki dan evidencija sadrži (čl. 13. st. 1.):

• ime i prezime radnika i datum u mjesecu,
• početak i završetak rada (nisu uvijek obvezni, vidi niže),
• vrijeme i sate zastoja i prekida rada do kojih je došlo krivnjom poslodavca ili zbog okolnosti za koje radnik nije odgovoran,
• ukupno dnevno radno vrijeme,
• sate terenskog rada i sate pripravnosti,
• vrijeme nenazočnosti na radu, po vrsti.

Pravilnik nabraja ove vrste nenazočnosti:

• korištenje odmora: dnevnog, tjednog i godišnjeg
• neradni dani i blagdani utvrđeni zakonom
• spriječenost za rad zbog privremene nesposobnosti (bolovanje)
• plaćeni dopust i odsutnost s rada
• očinski dopust i dopust drugog posvojitelja
• neplaćeni dopust za pružanje osobne skrbi
• neplaćeni dopust kandidata na izborima
• nenazočnost tijekom dnevnog rasporeda po zahtjevu radnika
• nenazočnost u kojoj radnik svojom krivnjom ne obavlja ugovorene poslove
• vojna obveza ili služenje u ugovornoj pričuvi
• sudjelovanje u štrajku
• isključenje s rada (lockout)

Posebni podaci o radnom vremenu

Poslodavac vodi i podatke od kojih ovise prava iz radnog odnosa: sate rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad te rad na blagdane i neradne dane (čl. 13. st. 2.).

Početak i završetak rada nisu uvijek obvezni

Početak i završetak rada upisuju se samo ako je to ugovoreno kolektivnim ugovorom, sporazumom radničkog vijeća i poslodavca ili ugovorom o radu, ili je uređeno pravilnikom o radu (čl. 13. st. 3.). Ukupno dnevno radno vrijeme ostaje obvezan podatak.

Tko vodi početak i završetak rada, ne mora posebno upisivati sate dnevnog i tjednog odmora (st. 4.). Isto vrijedi za radnike čije je radno vrijeme raspoređeno u jednakom trajanju i jednakom rasporedu po danima, tjednima i mjesecima (st. 5.).

• Evidencija se vodi za obračunsko razdoblje određeno za isplatu plaće (čl. 15. st. 1.).
• Podaci se unose najkasnije sedmog dana od dana na koji se odnose. Evidencija mora biti točna i ažurna (čl. 15. st. 2.).
• Upisuju se samo podaci koji odgovaraju stvarnom stanju u obračunskom razdoblju (čl. 13. st. 6.).
• Kratice su dopuštene ako je njihovo značenje prethodno jasno objašnjeno u pisanom dokumentu (čl. 18. st. 2.).

Rad na daljinu i izdvojeno mjesto rada

Evidencija se vodi i za radnike s ugovorom o radu na izdvojenom mjestu rada ili o radu na daljinu (čl. 16.). Ako je radnik zadužen da sam unosi podatke, mora ih dostavljati pravodobno i redovito, a poslodavac nadzire jesu li točni i uneseni u roku od sedam dana (čl. 17.).

Rukovodeći radnici

Za radnike čije se radno vrijeme ne može mjeriti ili unaprijed odrediti, ili ga sami određuju (na primjer rukovodeće osobe), poslodavac vodi podatke potrebne za ostvarivanje prava iz radnog odnosa. Ako s njima nije ugovorena samostalnost u najdužem tjednom radnom vremenu, noćnom radu te dnevnom i tjednom odmoru, vodi sve podatke iz čl. 13. (čl. 21.).

Studenti preko posrednika

Studenti koji rade preko ovlaštenog posrednika nisu u evidenciji radnika, nego u posebnoj evidenciji osoba koje rade na temelju drugih ugovora (čl. 10. st. 1. t. 2.). Za njih poslodavac vodi evidenciju trajanja rada: ime i prezime, datum, početak i završetak rada s ukupnim dnevnim trajanjem, zastoje i prekide te nenazočnost (odmor, blagdani, bolovanje, nenazočnost krivnjom studenta, dopusti ako su priznati) (čl. 22. st. 1.). Student na zahtjev ima pravo uvida u te podatke (čl. 22. st. 5.). Ugovor i obveze poslodavca opisuje vodič studentski ugovor.

• Evidencija o radnom vremenu čuva se najmanje šest godina računajući od isteka godine u kojoj je nastala, odnosno do pravomoćnog završetka radnog spora ako poslodavac zna da je pokrenut (čl. 18. st. 3.).
• Evidencija o osobama koje rade na temelju drugih ugovora, među njima studentima, čuva se najmanje šest godina od isteka godine u kojoj je njihov rad prestao (čl. 12. st. 1.).
• Radnik na zahtjev ima pravo uvida u svoje podatke. Osobama koje imaju pravnu osnovu za pristup poslodavac mora omogućiti uvid i preuzimanje dokumenta u papirnatom ili elektroničkom obliku, a bilježi datum, svrhu i tko je dokument preuzeo (čl. 20. u vezi s čl. 5.).

Dolaske bilježite putem kioska (PIN, fotografija, lokacija), mobilne aplikacije ili weba. Šihterica se odobrava u dva koraka, a noćni rad, nedjelje i blagdani razvrstavaju se automatski. Za inspekciju postoji PDF izrađen prema strukturi Pravilnika NN 55/2024.

Više na stranici evidencija radnog vremena i šihterica.